Те, кто хоть немного знаком с принципами документооборота прекрасно понимают, что даже за один квартал может скопиться огромное количество бумаг, которые занимают место в офисе и заставляют сотрудников путаться в многочисленных папках. Несмотря на тот факт, что документооборот сейчас зачастую происходит в электронном виде, бумажную отчетность еще никто не отменял и с этим приходится считаться. В итоге, нужно организовать собственный архив и взять в штат сотрудников, которые будут им заниматься или же обратиться за помощью к профессионалам своего дела.

Сейчас нет никаких проблем с тем, чтобы найти компанию, которая возьмет на себя хранение, а при необходимости уничтожение документов в соответствии со всеми требованиями законодательства. За каждую из услуг придется заплатить, но факт в том, что затраты все равно будут ниже, в сравнении с организацией собственного архива. К тому же, компания, помогающая с документооборотом, возьмет на себя всю ответственность согласно заключенному договору, что тоже не может не радовать. При таком раскладе необходимость заплатить за полученные услуги по выставленным тарифам уже не выглядит таким уж критичным фактором.

Следует понимать, что хранение бухгалтерских документов и любых других бумаг, подразумевает не только непосредственно архивное хранение, но и предварительную обработку документов, опись, переплет, систематизацию, а иногда и форматирование. Все зависит от конкретной ситуации, важности документации и количества денежных средств, которые вы готовы потратить на оптимизацию документооборот сданного в архив. Лучше всего заранее посоветоваться с опытным специалистом и составить конкретный план действий, на основе которого и будут проводиться дальнейшие работы. Планирование является одним из самых важных этапов любого проекта, так что постарайтесь уделить ему максимуму внимания.

Качественное хранение документов позволяет при необходимости делать запросы и получать информацию в кратчайшие сроки. Здесь же стоит отметить упрощение любых проверок, которыми так любят заниматься представители контролирующих органов. Все документы будут находиться в одном месте и в свободном доступе. Ненужные бумаги в свою очередь можно своевременно уничтожать. Это важнее чем кажется на первый взгляд, особенно с учетом того, что вы наверняка планируете развивать бизнес, открывать для себя новые горизонты, а в перспективе заняться иными проектами. Документооборот в таком случае нужно содержать в идеальном порядке, так что доверьте данную процедуру специалистам и забудьте обо всех проблемах.

Удачи!